Het klinkt zo vanzelfsprekend: onderhoud van zakenrelaties is noodzakelijk voor de bevordering van de onderlinge verstandhouding en de samenwerking, waar dan ook ter wereld. Maar verschillende culturen gaan daar op hun eigen manier mee om. In de zoektocht naar en het aangaan van een verbintenis met een geschikte Chinese zakenpartner blijkt echter regelmatig dat in China geldende omgangsvormen door Nederlandse zakenmensen niet altijd goed gehanteerd of zelfs verkeerd geïnterpreteerd worden. Niet uit onwelwillendheid of gebrek aan decorum, maar louter uit onbekendheid of onbegrip met de waarde die Chinezen hechten aan de relatie, of guanxi. De tijd die geïnvesteerd wordt in de opbouw en de bestendiging ervan lopen niet parallel met de manier waarop ‘wij’ hier invulling aan geven. Het is jammer dat dit onderdeel vaak onderbelicht blijft, want daarmee laat men kansen en mogelijkheden liggen die met een andere insteek juist wel tot wederzijdse verdienstelijkheid kunnen leiden.

Bewustwording van de culturele modus operandi, inclusief de dieper liggende achtergronden van guanxi zijn noodzakelijk voor de vertaalslag naar het maken van een werkelijk betekenisvolle relatie met de Chinese zakenpartner.

Relatie boven afspraak

In China geldt van oudsher dat de relatie vele malen belangrijker is dan de formele wet of afspraak. Loyaliteit, respect en reciprociteit zijn belangrijke, elkaar voortdurend beïnvloedende ingrediënten binnen de relatiedynamiek. Het creëren van een vertrouwensband is de eerste stap in relatiebouw – zonder vertrouwen geen band en daardoor geen vloeiende samenwerking.

Task-centric

Over het nut en de noodzaak van guanxi voor succesvol zakendoen met Chinezen

Precies in die holte laten wij het wel eens liggen – voor de meeste westerlingen zijn afspraken die zwart op wit staan immers de geldende opmaat, wij accepteren het geschreven woord als zijnde leidend: iets waar wij op terug kunnen vallen, een houvast die ook juridische implicaties heeft. Om het scherp te stellen, de mens ( de relatie) erachter is in wezen van secundair belang. Afspraken zijn hier de logische culminatie van gedeelde inzichten, ambities en doelen – duidelijk en onweerlegbaar.

Person-centric

Maar in China is het gevoel bij zo’n afspraak, of contract, eerder het startsein voor het ontvouwen van wederzijdse doelen en ambities. Het is de erkenning dat er muziek zit in de relatie, en geacht wordt de moeite waard te zijn deze verder uit te bouwen en op te tuigen. De afspraak of het contract is in veel gevallen dus niet per definitie een beklonken zaak zoals wij dat zien, maar het beginpunt. Uiteraard is het wel zo dat in steeds meer gevallen internationale afspraken gerespecteerd worden, maar nogmaals, kan het belang van de relatie niet genoeg onderstreept worden. Chinezen zijn dan ook meer person-centric.

Afspraken zijn er om aangepast te kunnen worden

In de Chinese optiek veranderen gebeurtenissen telkens de loop van trajecten en processen, waardoor voortschrijdend inzicht bepalend is voor de gang van zaken. Chinezen zien daarom gemaakte afspraken niet als statische overeenkomsten, maar juist als fluïde zaken waarover opnieuw onderhandeld mag worden. In goede relaties moet daar namelijk ruimte voor zijn. Westerlingen beoordelen heronderhandelingen vaak als onzakelijk, onlogisch of zelfs als bewijs dat Chinezen onbetrouwbaar zijn.

Hoe houd je de relatie sterk?

Het is dan ook zaak om met Chinese zakenpartners en gerelateerde partijen vanaf het begin, maar vooral ook na de ondertekening van een Memorandum of Understanding (MOU) of een contract, regelmatig uiting te blijven geven aan de gezamenlijke doelen en ambities. Dit proces moet een onderdeel worden van de strategische planning van het bedrijf dat samenwerkt met Chinese partners, afnemers, leveranciers en/of overheidsinstanties. Allerlei vormen van hospitality kunnen hier dienst doen om op een ontspannen manier de relatie sterk te maken. Deze buffer moet aangemaakt worden en is onontbeerlijk juist voor die momenten wanneer er lastige gesprekken moeten plaatsvinden of onvoorziene hindernissen opdoemen.

Relatiebeheer mag geen sluitpost zijn

Het belang van goede guanxi in China houdt dus niet op bij de fabriekshal of bestuurskamerdeur. Bij ongeregeldheden of onrechtmatigheden kan de juiste relatie wonderen doen bij de overheid of een andere derde partij. Guanxi is de smeerolie van de samenleving – het verdient aanbeveling om sterk en proactief in te zetten op relatiebeheer. Relatiebeheer mag geen sluitpost zijn.

Denken dat met een duidelijk contract op zak de neuzen voortaan dezelfde kant opstaan en de uitvoering ervan voor iedereen duidelijk is, is niet alleen een beetje naïef, het gaat tevens voorbij aan de relationele waardes en normen die tussen mensen van het land waar men graag zaken mee doet, gelden. Daarentegen, westerse zakenmensen die dit ‘spel’ doorhebben bouwen een solide ondergrond waarop samenwerking in een sfeer van vertrouwen en wederzijds respect groeien kan. En, wie wil dat niet!

Geschreven door Lilian Kranenburg

Deze blog verscheen op 14  juli 2014 op de home site van Akteos waar Lilian  als consultant cross cultural business trainingen geeft aan zowel Nederlanders als Chinezen.